ZOOMで家造りミーティングを快適に。オンラインミーティングを価値のあるモノにする環境づくり。

オンラインミーティング満足する家を建てる為に

私のような田舎でも、打ち合わせや会議をオンラインで行うことが当たり前になってきました。社内の会議もそうですが、家造り中のお客様との打ち合わせもオンラインが当たり前になっています。

オンラインとはインターネット・ネットワークにつながったコンピューター(パソコンでもスマホでも)を使い、ネットワーク上のサービスを使うことをいいます。

今回の記事は、このオンラインを使用したミーティングのお話です。

オンラインミーティングでは、カメラで撮影している相手の顔を画面越しに見て、会話もマイクとスピーカーを通じて行います。
よって最低でもカメラのあるコンピューター(パソコンもしくはスマホ)と、それにつながっているスピーカーとマイク及び相手の顔を見る画面(ディスプレイ)が必要になります。
スマホであれば、これら必要なもの(ディスプレイ、スピーカー、マイク)はすべて本体に備わっていますが、パソコンの場合は自分の機材によって機能が備わっていない場合があります。
例えばデスクトップパソコンだとカメラとマイクは搭載されておらず、本体にあるUSB端子やマイク端子につなげる機材を別途用意する必要があります。ノートパソコンだとしても安価なモデルではカメラが搭載されていない機種もあります。
またオンラインミーティングでは、相手の顔を見て会話をするだけではなく、自分のディスプレイを相手側の画面に写しだすこと(画面共有)もできますから、例えば住宅会社側のパソコンの画面で図面を映し、その画像をお客様と共有しながら打ち合わせを行うこともできます。(マウスカーソルも画面に写りますから、ここですよ~というふうに相手側に指し示すことも簡単です)
オンラインミーティングで使用するアプリケーションは、LINE、Skype、Zoom、MicrosoftTeams、GoogleMeetなど様々なものがあります。

オンラインでのミーティングを手探りで初めた今年の4月頃は、誰しもがかなり抵抗がありましたが、慣れてしまえばむしろ全部オンラインでいいのでは?って思っていまいます。またオンラインで作業することによって、同じ作業をするにしても今までは無駄な時間(移動の時間とか)を費やしていたということにも気付いてしまいました。

これはお客様側も同じことが言えます。

住宅会社にわざわざ打ち合わせに行かなくてもいいし、逆に住宅会社のおじさんを自分の部屋に招き入れなくても済みます。チャット機能を使った文字コミュニケーションでは、時間や場所にとらわれない打ち合わせが可能になりますから、オンラインによって根本的に打ち合わせのスタイルが大きく変化しました。

よって、可能な限りオンラインミーティングへの移行を進めたいところですが、オンラインならではのデメリットも当然たくさんあります。

オンラインミーティングで気になるポイント
・普段は知られることがない、自分の部屋の様子が相手にばれる
・画面越しでは阿吽の呼吸が伝わらない
・ネット回線に左右されるミーティングの質(画質と音質)
・使用するデバイス(パソコンでもスマホでも)によってミーティングの質がかなり変わる

今回の記事では、なるべく快適で質の高いオンラインミーティングにする為のアプリケーションと、私が試したおすすめの機材環境も合わせてご紹介します。

私もオンラインミーティングの主催者として様々な環境を試してみましたが、今回の記事ではお客様側の立場での解説をします。

オンラインミーティングを行うアプリケーションはZoom一択!

画面越しの相手とミーティングができるアプリケーションは様々なものがあります。ほとんどのものが無料で使えます(有料プランに入るとより機能を充実できるアプリもありますが、基本的に無料プランで十分です)。

お客様であるあなたが、住宅会社側からのオンラインミーティングを受ける場合で、利用されるアプリで多いのは、LINEとZOOMではないでしょうか?この次にSkypeが多いかと思います。

それぞれのアプリでメリットとデメリットがあります。なにも考えずに会社側から要求されたアプリを使用すると、満足できないミーティングになってしまうかもしれません。

まずは、代表的な3種類のアプリごとにメリットとデメリットをご紹介します。

LINEを使ったミーティング

LINEは今やスマホを使っている人がほとんど使用している(アカウントを持っている)と言っても過言ではないメッセージサービスです。電話もLINEで済ます方も多いのではないでしょうか?

ということは、LINEでオンラインミーティングを行う事前準備(アプリのインストールとアカウント準備)は既にできていますので、急にオンラインミーティングと言われても即座に対応できると思います。これがLINEの最大のメリットであります。

しかし、大きなデメリットがあります。

LINE上でなにかメッセージを送るにしても電話するにしても、友達登録した相手同士でなければコミュニケーションを取ることはできません。ミーティング(ビデオ通話)も同じで、まずお互いに友達登録されていることが前提となります。

なんか嫌ではないですか?住宅会社のスタッフを友達登録するのは?

友達でもないのに友達?みたいな・・・

営業担当
営業担当

オンラインミーティングを行いますので、申し訳ございませんが私を友達登録お願いします!

かっこいいイケメンであれば喜んで友達登録したくなりますが、禿げた親父(失礼な言い方で申し訳ございません)を、たとえ家造り中だけと言えども友達登録するのは抵抗があるものです(抵抗ない方ならいいですけど)

また、当然ですがLINEアプリがない方はスマホなどにインストールする必要があります。

知らない方もいるかもしれませんが、パソコンにもLINEアプリはあります(WindowsでもMacでも)。しかし、このパソコン版LINEアプリでも友達登録は必須です。

メリット 
・すでにLINEを使っている方は事前準備する必要がない
・使い慣れたLINEであれば、使用方法で悩むことはない
・画面共有できる
・仮想背景が使える

デメリット
・お互いに友達登録しなければならない
・アプリ単体での録画と録音はできない
・ホワイトボード機能が使えない

Skypeを使ったミーティング

Skypeと言えば、LINEがこんなに誰もが使うアプリになる前に、ネットを使った通話アプリの第一人者と言ってもいいくらい世界中で使われているアプリです。

Windowsのパソコンであれば、はじめからインストールされています。

しかし、いまいち日本人には馴染みがないアプリではないでしょうか?名前は聞いたことあっても使ったことがない方も多くいると思います。慣れてしまえば問題ありませんが、馴染みのない方には操作方法で戸惑うこともあるかもしれません。

ビジネス上では昔から使用されていましたので、私も昔から使っていたのですが、Skypeってどうも通話品質がよくありません。動画が固まってしまったり、音声が途切れたり、時にはそもそも繋がらなかったりしたことが度々あります。この理由はネットで調べる出てきますが、SkypeよりもZoomなどのほうが必要な通信量が少なくなるように設計されているようで、その為にSkypeのほうが同じ環境下でも安定して通話できない理由のようです。

以前のSkypeではアカウント登録が必須でしたが、今年の4月に発表されたSkypeMeetNowではアプリのダウンロードやアカウント登録は不要でSkypeを使うことができるようになりました。

メリット
・SkypeMeetNowではアプリとサインアップ不要
・有料ではあるが一般電話と通話することができる

デメリット
・イマイチ通話品質がよくない
・馴染みが無いからか使いづらい

Zoomを使ったミーティング

私が一押しのオンラインミーティングアプリはZoomです。4月や5月ころはZoom飲み会なんて言葉も流行りましたから、使っている方も多いでしょう。

まず、通話品質が安定しています。そして誰でも簡単につながることができます。LINEのように友達登録の必要も無ければ、ミーティングを受けるあなたもアカウントを作る必要がありません。(アカウント登録すると相手をダイレクトに呼び出せます)

Zoomの考え方は、人にIDがついているのではなく、一つひとつの会議にIDがつきます。よってこのID番号とパスワードさえ教えてもらえれば誰でも参加できます。アカウントのないお客様でも、住宅会社の方からそのミーティングのIDとパスワードを教えてもらえれば参加できるのです。

また、このIDとパスワードをメールなどで送ってもらえば、メールに添付されているリンクをタップするだけでOKです。当然アプリも必要ありません、タップすればブラウザ上で参加できます(ブラウザとはあなたがインターネットを見ているアプリのことです。MicrosoftedgeやGooglechrome、Firefoxなどのアプリのことです)。もう簡単ですよね。

一時、Zoomはセキュリティが怪しいとかニュースになりましたが、これも改善されているようです。

メリット
・アプリ不要、アカウント不要で参加できる
・仮想背景が使える
・通話が安定している
・画面共有ができる
・ミーティングの録画、録音ができる
・ホワイトボード共有機能がある

デメリット
・無料版は40分という時間制限がある(主催者が有料版に入っていれば関係ない)

しつこいですが、おすすめのオンラインミーティングアプリはZoomです

一般的なお客様の立場でおすすめのオンラインミーティングアプリは、Zoomです。

私がZoomをおすすめする理由は、

  1. あなた(お客様)のアカウント登録不要、アプリインストール不要のお手軽さ。
  2. 通話が安定している(Wi-Fiがなくても、LTE回線でなんとか大丈夫)
  3. 仮想背景が使えるから会社側に自分の部屋を見られなくて済む
  4. 画面共有が簡単だから会社側と同じ図面も簡単にチェックできる
  5. 録画と録音ができるから、言った言わないの対策になる

以上の理由でZoomをおすすめします。住宅会社さんからオンラインミーティングを、と言われた場合は、Zoomでお願いします!って言えば対応してくれるでしょう。

間違って自分のLINEの友達に住宅会社の見知らぬ親父を登録しない為にも、Zoomでミーティングを始めましょう。

また、言った言わないを防ぐためにも、Zoomの画面録画機能は役に立ちます。
受け側(お客様)は主催者(住宅会社)の許可がなければ(Zoom上での操作のことです)録画できないですが、録画させてくださいと言えばほとんどの会社さんもOKしてくれるでしょう。

さらに地味に役に立つのが、仮想背景機能です。LINEでもSkypeでも背景は変更できますが、住宅会社の方に自分の家の状況を見られたくないときに、この仮想背景機能は大変便利です。Zoomには、初めから数種類の背景が入っていますが自分のお気に入りの背景をセットすることもできます。

言葉で伝わらないことは、住宅会社さんに画面共有してもらい、その画面内の図面で打ち合わせができます。ブラウザで見ている画面も共有できますから、自分が調べた商品などの画像を相手側に即座に見せることもできます。

オンラインミーティングを快適にするための環境造り

より良いミーティングにするためには環境づくりも大切です。

Zoomはスマホでもできますが、やっぱり図面などを共有する場合は大きい画面で見たほうが間違いがありません。よってパソコンまたはタブレットでミーティングを行うのをおすすめします。
あまりいただけない住宅会社のおじさんの顔を大きい画面で見たくはないでしょうが、図面や商品画像などは小さい画面では文字も見えません。

デスクトップパソコンの方におすすめの機材

カメラは必須です。WEBカメラ付きのモニターもありますが、ミーティングの為にわざわざ何万円もするモニターを購入するのはもったいない。

今あるパソコンにWEBカメラを別途付け足せば、数千円の出費ですみます。

WEBカメラはこれがおすすめ

WEBカメラはものすごくたくさんの機種が発売されていますが、間違っても高画質のものは必要ありません。
またカメラにマイクが内蔵されている機種であれば、カメラとマイクがいっぺんに揃います。
オンラインミーティングの為に新しく購入するのであれば、Logicoolかエレコムの製品が間違いありません。
私は、名の知れないメーカーの安物を購入してみたこともありますが、どうも接続がすんなりできなかったり、自分の顔がやたら青白く写ってしまうものもありましたのでおすすめできません。
またUSBケーブル一本で接続できるものがおすすめです(USBとは別にマイク入力端子にもう一本ケーブルを接続しなければならない機種もありますから注意しましょう)
さらにカメラシャッター付きのものであれば、不用意に自分側の画像を相手に見られる心配もありません。

スピーカーまたはイヤホン(ヘッドホン)はこれがおすすめ

相手側の声を聞くためにはスピーカー(イヤホン)が必要です。モニターにスピーカーが内蔵されているものはそれで十分でしょう。しかしスピーカーが無いモニターの場合、別途スピーカーなどを取り付ける必要があります。

ただ会話をするだけであれば、そんなに高音質なものは必要ありませんが、どうせスピーカーを購入するのであればちょっとだけでも音質がいいものを選べば、ミーティング以外に音楽鑑賞にも使うことができます。

そんなに金額が高くなく、ある程度満足できる音質のパソコン用スピーカーは、Creative PebbleとJBL Pebblesです。

Creative Pebbleは2千円程度の金額と、そのサイズからは想像できないくらい高音質です。コスパ最強です。JBL Pebblesはそれよりも金額は高くなりますが、さすがJBLという音を鳴らしてくれます。

あっ、すいません。オンラインミーティングの会話にはそんなに高音質なものは要らないと言ったくせに、ガジェットマニアの性格が出てしまいました。

マイクを別途購入するのであれば、ヘッドセット型がおすすめです。百均で売っているマイク付きイヤホンや、スマホに付属している程度のイヤホンでもいいのですが音質がかなり違います。相手に伝わる声も明瞭に伝わるはずです。

ノートパソコンの方におすすめの機材

マイクやカメラなどはデスクトップの項目で上げたもので大丈夫でしょう。
しかし、ノートパソコンであるがゆえにおすすめしたい機材があります。

ネット回線は大丈夫ですか?

ノートパソコンの方はだいたいがWi-Fiでネットワークに繋げているかと思います。しかしWi-Fiだとどうしても通信が不安定になってしまうことがあります。高品質なWi-Fiルーターに変えてもいいでしょうが、それよりも有線接続したほうが間違いありません。Wi-FiルーターにもLANケーブルを挿すポートが付いているかと思います。ここからノートパソコンへLANケーブルで有線接続しましょう。

しかし、最近のノートパソコンはLANケーブルをさせる端子がないものが多いです。その場合は下記のような機材が便利です。自分のパソコンの端子に合わせて購入してください。

USBーC端子の場合は、様々な機器と繋げられるハブを購入するのもいいかもしれません。
下記の機種はむちゃくちゃたくさんの機器が接続でき、その長い本体を生かしてパソコンのスタンド代わりにもなるのでおすすめです。

スマホ、タブレットの方におすすめの機材

スマホの場合は、ディスプレイをご家庭のテレビに繋げて大きな画面で見るのをおすすめします。専用アダプタとHDMIケーブルを使用してTVに繋げる機材が、各社から発売されています。

iPhoneの方はこちらがおすすめです(Apple純正品は高いのでこちらの商品でもいいのですが、NetflixやAmazonPrimevideoなどをTVに映して楽しむ事はできません)

TypeーC端子のiPadの方はこちら

すべての方におすすめする完全ワイヤレスイヤホン

今現在、ZOOMミーティングやLINE電話で私が使用しているのは、ノートパソコンと完全ワイヤレスイヤホンの組み合わせです。

なぜ完全ワイヤレスイヤホンをおすすめするのかというと、手が自由になる事と、マイクの位置を気にしなくていい事、の2点です。

普通の会議でもそうですが、ミーティング中でもなにかの理由で手を動かしますよね?喋っている内容や相手に伝えるリストのチェックや、手元にある資料の確認など、ただボーっと画面見て喋っているだけではないですよね?

パソコン上で記録するにしても紙で書くにしても、手を動かすとやっぱりケーブルが邪魔になる。そのうちにケーブルに手が引っかかりイヤホンジャックからケーブルが抜けてスピーカーから相手の声が聞こえ周りの方に大迷惑(実際に私がありました)なんてことにもなりかねません。

また、ノートパソコンやスマホに内蔵されたマイクでもいいんですけど、ちょっと離れると急に声が届かなくなる。これがワイヤレスイヤホンであれば自分の耳にささったイヤホンに内蔵されたマイクで喋れますから、ちょっと立ち上がってもマイクの位置を気にしなくていい。

これも高級機はいりません。(純粋に音楽も楽しみたい方は除きます)数千円クラスのもので十分です。しかしあまり安いものを購入するくらいであれば、あとちょっとだけ金額をたして、そこそこ満足できる商品を購入することをおすすめします。価格帯は5千円~8千円クラスのものであれば音楽も十分に楽しめます。

ちなみに私が使用しているものはこちらの商品で、自分で使用したからこそ自信をもっておすすめできます。

このSOUNDPEATSのイヤホンですが、左右のイヤホンにそれぞれマイクを搭載しており、さらにデュアルマイクノイズキャンセル機能があることにより、騒々しい環境でもノイズを抑え明瞭な通話を実現してくれます
サウンド(音楽鑑賞)はどうかというと、iPhoneにはじめから付いてくるイヤホンと比較した場合では、明らかに低音が豊かに聞こえ、中音部から高音部も明瞭に聞こえます。iPhone純正イヤホンとはあきらかに”音”が違います。

また完全ワイヤレスイヤホンのイヤーピースが自分に合わないと、耳からポロッと外れてしまうこともあります。そういう方には低反発ウレタン製のイヤーピースをおすすめします。耳の形状にピタっと合って簡単には外れなくなります。

最後に

実際に対面で打ち合わせするにしても、オンラインでミーティングするにしても、どちらにしても重要な事は、お互いにどれだけ十分なコミュニケーションが取れたかです。

世の中の状況によってオンラインで行わなければならない時もあるでしょう。オンラインでミーティングを行ったがゆえにミスが発生してしまっては悲しいものです。

少しだけ予算が必要ですが、後悔しないミーティングのためにはこのくらいの投資をしてもいいのではないでしょうか?強いてはあなたが満足する家造りにつながるはずです。

あとミーティングした内容はWEBノートアプリに保存することも忘れずに。アプリに保存すればどこでも議事録を見直すことができます。

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